يتطلب بدء شركتك الخاصة دقة بالغة من حيث الحسابات والإدارة، وخاصة فيما يتعلّق بالسيولة النقدية والموارد ورأس المال البشري. ومن أجل تقليل النفقات وتعزيز حركة التدفق النقدي، فإن العمل من المنزل أو من مقهى يبدو وكأنه نهج حكيم من الناحية المالية. ولكن، ينبغي توخّي الحذر! إن تقديم شركتك بأرقى السبل المهنية يمكنه توضيح الفرق بين النجاح والفشل. من هنا، لا بد من التفكير في العديد من الأسئلة عندما تقـرّر أين تؤسّس مقرّك. ما هي ميزانيتك، وما هي مقدرتك المالية في واقع الأمر؟ إلى أي مرحلة وصلت بشركتك، وهل تتوقع أي تغييرات في المستقبل؟ وأيضاً، أي نوع من التجهيزات أو مواصفات المكتب التي تعكس هويتك المؤسسية على أفضل نحو؟

بالنسبة إلى الشركات الصاعدة التي تسير على طريق النجاح، هناك عدة عوامل مؤثّرة عند اختيار مكتب لها - مثل نوع المساحات المكتبية المطلوبة، وأهمية الموقع، ومرونة الانتقال، والبنية التحتية التكنولوجية.

إن تأجير المكاتب التجارية يعتبر دون أدنى شك أحد أضخم التكاليف التي تتكبدها أي شركة. وتحتاج الشركات الناشئة قبل أن تضع دفعة مقدمة لحجز مكتب تجاري تقليدي، إلى أن تكون مستعدة للالتزام على المدى الطويل؛ خاصة وأن تأجير المكاتب التجارية في العادة يمتد إلى 10 سنوات. وقد يشكّل ذلك عنصر خطورة مالية عند تأسيس شركة تضامنية. هذا وتواجه الشركات الناشئة في دولة الإمارات العربية المتحدة عقبتين رئيسيتين: الإيجارات المرتفعة ومحدودية المكاتب المتميّزة.

وعلى الرغم من التباطؤ الاقتصادي، فإن معدل توافر المكاتب الممتازة من الدرجة الأولى والمملوكة لجهة فردية في كل من أبو ظبي ودبي يبقى منخفضاً، ويُعزى ذلك أساساً إلى الفجوة بين العرض والطلب. ووفقاً لأبحاث "نايت فرانك"، فإن 75 في المائة من الاستفسارات حول المساحات التجارية في أبوظبي خلال الربع الأخير من العام 2015 كان بخصوص المكاتب الصغيرة التي تتراوح مساحتها ما بين 100 و 500 متر مربع. وقد أدى العرض المحدود من المكاتب الممتازة من الدرجة الأولى إلى زيادة الإيجارات بنسبة 7 في المائة على أساس سنوي، وذلك حسب بيانات نشرتها "جونز لانغ لاسال". وعلى نحو مماثل، وفي دبي بالتحديد، واصل القطاع الخاص تعزيز الطلب على المساحات المكتبية النوعية، ليرفع من أسعار الإيجارات بنسبة 4 في المائة.

لذا، هل يمكنك في الحقيقة أن تدفع 190,000 درهم إماراتي سنوياً لتأجير مكتب مساحته 100 متر مربع، وهو متوسط إيجار مساحات المكاتب المتميّزة في أبو ظبي؟

إن المكاتب المجهّزة المشتركة تمنح الشركات الناشئة بديلاً جذّاباً وبجدوى عالية من حيث التكلفة؛ فضلاً عن النفاذ إلى أجنحة مكتبية مجهّزة ومُدارة بالكامل من الدرجة الأولى في عدة مواقع بارزة وبدون لافتات، مع التجهيزات الضرورية للبنى التحتية التكنولوجية، وموظف استقبال للرد على المكالمات الهاتفية، وخدمات للدعم، وشروط إيجار مرنة، ودون الحاجة إلى استثمار مالي. ويسمح ذلك لقادة الأعمال الصاعدين بالتركيز على مهامهم بشكل أفضل وإحداث قيمة حقيقية، سواء كان ذلك عبر تقديم منتج ما أو توفير خدمة معيّنة، بدلاً من هدر الوقت في إدارة شؤون المكتب، والقلق بشأن النفقات العامة.

المرونة

أين ستصل بشركتك في غضون السنوات الثلاث إلى الخمس المقبلة؟ كم عدد الأفراد الذين ستوظّفهم؟ هل ستحتاج إلى الانتقال إلى مكان آخر؟

على عكس عقود التأجير الرائجة التي تتطلّب دفعات مقدّمة كبيرة وضمان مالي، والتي قد تقيّد شركة ما على مدى 5 إلى 10 سنوات، تمتاز المكاتب المجهّزة بأقصى درجات المرونة؛ إذ يمكن تأجير المكاتب بشكل شهري، وزيادة المساحات المكتبية اللازمة أو تقليلها حسب الحاجة، واتباع طريقة الدفع حسب الاستخدام. ويؤدي ذلك إلى الحد من المخاطر المالية للشركات إلى شهر واحد، وتقليل فترات الإيجار إلى الحد الأدنى، وهو أمر مفيد للغاية في الأسواق العقارية مثل دبي، حيث يرفض الملّاك إعطاء أي مرونة من حيث الأسعار أو شروط التأجير، على الرغم من دلائل نضوج السوق.

عنوان في المنطقة المركزية للأعمال

يشكّــل الانطباع الأول في عالم الأعمال كل شيء، وغالباً ما يود المستهلكون، وأيضاً الموظفون المحتملون وشركاء الأعمال، أن يعرفوا أن الشركة تتمتع بأكثر من مجرّد موقع إلكتروني أو صفحة على الفيسبوك. وبينما يكون تأجير مكتب في مبنى مميز من الدرجة الأولى بمنطقة مركزية للأعمال حلماً بعيد المنال بالنسبة إلى معظم الشركات الناشئة، فإن تأجير مكتب مجهّز في المنطقة نفسها قد يكون في متناول اليد. ووفقاً لدراسة بحثية أجرتها "كور"، تقع 28 في المائة من المساحات المتوفرة بقطاع المكاتب في دبي ضمن الأماكن الممتازة في مركز دبي المالي العالمي، وداون تاون دبي، وشارع الشيخ زايد، ومدينة دبي للإنترنت، ومدينة دبي للإعلام.

بيئة الشركات

تشكّل البيئة أكثر من مجرّد مجموع العناصر المحيطة بها؛ فهي تمنح القوة وتؤثر في الناس وتساعد على بناء المعارف  وتسمح للأفراد ببلوغ أقصى إمكاناتهم. وسواء خصصت لضيوفك ردهة الاستقبال بإطلالة أخاذة أو الاستفادة بكفاءة عالية من التجهيزات والأثاث، تزخر المكاتب المجهّزة ببيئة مؤسسية مؤاتية. كما أنها تُعطي الشركات الناشئة فرصة للتواصل مع الأفراد والشركات الأخرى، إما من المكتب المشترك نفسه أو المبنى ذاته، وتساعد الشركات الصغيرة على إرساء صورة مهنية للعلامة التجارية.

التوفير في تكاليف التأسيس

يمكن للمكاتب المجهّزة أن تحقق وفورات كبيرة لمستخدمي المكاتب من خلال التخلص من النفقات المالية الأولية، ودفعات الضمان، والتكاليف الخفية المتأصلة في عقود التأجير الرائجة للمكاتب. كما أنها لا تفرض تعبئة الأوراق والمعاملات القانونية، أو تجهيز المكتب وتأثيثه وشراء المعدات وتوظيف فريق للعمل، مثل موظف الاستقبال وفريق الدعم التقني ودفع فواتير الربط بالشبكة والكهرباء والماء. وتمتاز المكاتب المجهّزة أنها مستعدة تماماً للعمل من اليوم الأول، مما توّفر الوقت والجهد لتأسيس مكتب خاص، ناهيك عن أنها تُعطي الشركات الناشئة تكلفة واضحة ومحدّدة لترتيب أوضاعها المالية وفقها.

التكنولوجيا

في ضوء العالم التجاري الذي ينطلق بوتيرة سريعة اليوم، لا يمكن للشركات أن تعمل بفاعلية دون الاستخدام المناسب لتقنية المعلومات. ونظراً لأنها تقضي على مفاهيم المكان والزمان، تتيح التكنولوجيا إمكانات التوسّع بسرعة وكفاءة، وتحسين التواصل مع العملاء والزملاء والمورّدين، وضمان الترابط والأمن المعلوماتي على مدار الساعة. وعند بدايتها، لا يمكن لمعظم الشركات الصغيرة تحمّل النفقات الإضافية للتجهيزات التكنولوجية؛ لذا توفر المكاتب المجهّزة التي تمتلك أساساً البنية التحتية التكنولوجية اللازمة، بديلاً ملائماً لمساحات التأجير الرائجة. فمع النفاذ إلى أحدث المرافق والتجهيزات المتطوّرة، تضمن للشركات أداءً فائقاً بنسبة 99.99 في المائة، شبكات لاسلكية سريعة، دعم تقني عالمي على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع، مستويات حماية للاتصال اللاسلكي، خدمة البريد الصوتي ومؤتمرات الفيديو.

خدمة دعم ممتازة

إن تعيين الموظفين من أصحاب المعرفة والخبرات يستنفد الوقت والمال، ولا تحتاج الشركات الناشئة عموماً في بادئ الأمر إلى موظفين بدوام كامل. وتُشارك المكاتب المجهّزة مجموعة من الموظفين عبر عدة مكاتب، بما في ذلك موظفي الاستقبال، وفريق الدعم التقني والصيانة، مما يوفر كافة الخدمات المطلوبة لإدارة المهام اليومية مثل الرد على المكالمات الهاتفية باسم شركتك، إدارة البريد والطرود، الحفاظ على أنظمة تكنولوجيا المعلومات والتنظيف والحراسة.

مرافق للشركات

إذا احتجت إلى عقد اجتماع مع عميل ما أو فريق العمل، أو إجراء تدريب، تسمح لك المكاتب المجهّزة بحجز هذه المرافق بأسعار مرنة ومناسبة. ويمكن للشركات الناشئة التي ترغب في استخدام قاعات وغرف الاجتماعات، أو مساحات العمل المشتركة، أن تبادر إلى حجز خدمات إضافية تحت نظام الدفع حسب الاستخدام.

ثوب النجاح

اكتسبت المكاتب المجهّزة شعبية واسعة، ليس بين الشركات الناشئة وحسب، بل بين الشركات المعروفة أيضاً، والتي تتطلع للاستفادة من جوانب المرونة ومحدودية المخاطر المالية التي تنطوي عليها هذه المساحات. وتُستخدم المكاتب المجهّزة حالياً على نطاق عريض عبر العديد من القطاعات، بما في ذلك النفط والغاز، النقل والمواصلات، مزوّدي الخدمات والاستشارات، التسويق وإدارة الفعاليات، الموارد البشرية، تقنية المعلومات، الخدمات المالية والقانونية والتجارة العامة.

وبغض النظر عن القطاع الذي تعمل فيه، لا بد للشركات أن ترتدي ثوب النجاح - فالشركة التي تقدّم نفسها بشكل أفضل إلى جمهورها المستهدف، سوف تترك على الأرجح الأثر المطلوب وتحقق أهدافها المرجوّة.